Op 25 mei 2018, trad de General Data Protection Regulation – kortweg GDPR – in werking. Het is een nieuwe Europese richtlijn die de privacy in goede banen moet leiden.
De Vrienden van het Museum Plantin-Moretus vzw (MPM vzw) respecteren uiteraard de regels van deze richtlijn. Concreet betekent dit het volgende.
Welke gegevens verzamelen en verwerken de Vrienden MPM vzw?
Van de personen die lid willen worden van de Vrienden MPM vzw worden volgende gegevens -indien beschikbaar- in onze database genoteerd:
– geslacht
– soort lid
– naam en voornaam
– volledig adres
– telefoonnummer
– gsm-nummer
– e-mailadres
– betaling contributie
– eventuele aanvullingen die van belang kunnen zijn voor de facturatie
bijv. partner van… , vrijwilliger, …
– datum van inschrijven en eventuele datum en reden van uitschrijving.
Hoe behandelen de Vrienden MPM vzw de persoonsgegevens?
De database van persoonsgegevens wordt strikt vertrouwelijk behandeld.
– De persoonsgegevens worden alleen bijgehouden en verwerkt indien de betrokkene daar de toelating voor heeft gegeven.
– De persoonsgegevens worden bijgehouden en verwerkt door een van de bestuursleden van de Vrienden MPM vzw, gewoonlijk de secretaris; bij diens afwezigheid door een ander bestuurslid.
– Een lid kan steeds opvragen welke gegevens van hem/haar worden bewaard en deze gegevens laten wijzigen of verwijderen. In dit laatste geval is communicatie met de vereniging niet meer mogelijk.
– De persoonsgegevens worden bewaard op een lokale harde schijf van een pc, usb-stick of externe harde schijf.
– Eenmaal per jaar -tijdens de Algemene Vergadering- wordt een gedrukte kopie van de database gemaakt voor de voorzitter en de penningmeester van de vereniging. Er wordt tijdens de Algemene Vergadering ook een gedrukte lijst van de aanwezige werkende leden en volmachten van afwezige werkende leden opgesteld die in het archief wordt bewaard.
– De persoonsgegevens worden niet medegedeeld aan derden, met uitzondering van de publieksdienst van MPM. Zij worden ook niet openbaar gemaakt.
Wel kunnen de gegevens worden overgemaakt voor de verzekering die tijdens gezamenlijke uitstappen van de Vrienden MPM vzw wordt afgesloten.
– Als de persoonsgegevens in handen van buitenstaanders zouden vallen zal de betrokkene daar zo snel mogelijk van op de hoogte worden gesteld.
Waarvoor wordt de database met persoonsgegevens door de Vrienden
MPM vzw gebruikt?
De persoonsgegevens worden alleen gebruikt om informatie tussen het bestuur en de leden mogelijk te maken. Deze informatie gebeurt zowel met e-mail als via de gewone post; bij hoogdringendheid ook telefonisch, bijv. bij uitstappen.
Hoelang wordt de database met persoonsgegevens door de Vrienden
MPM vzw bijgehouden?
De database met persoonsgegevens wordt aangevuld en bijgehouden zolang de vzw bestaat. Dit is nodig om de financiële toestand te verantwoorden tegenover eventuele controle van de fiscus.
Policy voor het gebruik van foto’s
Bij activiteiten (uitstappen, lezingen, bijeenkomsten, e.d.) worden soms foto’s van deelnemers genomen die gebruikt worden als illustratie bij websiteartikelen van de Vrienden MPM vzw. Als er niet uitdrukkelijk wordt gevraagd dit niet te doen wordt stilzwijgend aangenomen dat de persoon op de foto hier geen bewaar tegen heeft.
Wie lid is van de Vrienden MPM vzw gaat akkoord met deze privacyregeling.